Peraturan OJK Terbaru mengenai RUPS Elektronik

Sehubungan dengan pandemi COVID-19 dan Pembatasan Sosial Berskala Besar ("PSBB"), OJK mengeluarkan POJK 16/POJK.04/2020 yang memuat ketentuan mengenai bagaimana perusahaan dapat melakukan RUPS secara elektronik. Berikut ini adalah beberapa ikhtisar mengenai peraturan OJK terbaru tersebut.

1. Apakah definisi hukum RUPS elektronik?

RUPS secara elektronik adalah pelaksanaan RUPS oleh Perusahaan Terbuka dengan menggunakan media telekonferensi, video konferensi, atau sarana media elektronik lainnya.

2. Jenis perusahaan seperti apa yang dapat melaksanakan RUPS secara elektronik?

Perusahaan Terbuka dapat melaksanakan RUPS secara elektronik.

3. Siapa yang dapat menyelenggarakan e-RUPS?

E-RUPS dapat diselenggarakan oleh Penyedia e-RUPS atau sistem yang disediakan oleh Perusahaan Terbuka. Dalam hal Perusahaan Terbuka melaksanakan RUPS secara elektronik dengan menggunakan e-RUPS yang disediakan oleh Penyedia e-RUPS, Perusahaan Terbuka wajib mengikuti ketentuan penggunaan e-RUPS yang ditetapkan oleh Penyedia e-RUPS.

4. Siapa yang dapat menjadi Penyedia e-RUPS?

Penyedia e-RUPS, yang merupakan pihak yang menyediakan dan mengelola e-RUPS, adalah Lembaga Penyimpanan dan Penyelesaian yang ditunjuk oleh OJK atau pihak lain yang disetujui oleh OJK.

5. Bagaimanakah tata cara pelaksanaan RUPS secara elektronik?

Berikut ini adalah tata cara pelaksanaan pra e-RUPS:

1. Perusahaan terbuka wajib memuat informasi mengenai rencana pelaksanaan RUPS secara elektronik dalam pemberitahuan mata acara RUPS kepada Otoritas Jasa Keuangan, pengumuman RUPS, dan pemanggilan RUPS;

2. Perusahaan terbuka wajib menyelenggarakan RUPS secara fisik dengan dihadiri paling sedikit oleh:

   1. pimpinan RUPS;

   2. 1 (satu) orang anggota Direksi dan/atau 1 (satu) orang anggota Dewan Komisaris; dan

   3. profesi penunjang pasar modal yang membantu pelaksanaan RUPS.

3. Tempat pelaksanaan RUPS secara elektronik merupakan tempat dihadirinya RUPS secara fisik oleh pihak yang dimaksud sebelumnya.

4. Pemegang saham atau Penerima Kuasa dari pemegang saham dapat hadir secara fisik maupun secara elektronik melalui e-RUPS yang disediakan oleh Penyedia e-RUPS atau sistem yang disediakan oleh Perusahaan Terbuka.

5. Jumlah pemegang saham atau Penerima Kuasa dari pemegang saham yang dapat hadir secara fisik dapat ditetapkan oleh Perusahaan Terbuka dengan ketentuan pemegang saham atau Penerima Kuasa dari pemegang saham yang lebih dahulu menyatakan akan hadir secara fisik lebih berhak untuk hadir secara fisik dibanding yang menyatakan kemudian, sampai dengan terpenuhinya jumlah yang telah ditetapkan.

6. Kehadiran pemegang saham secara elektronik melalui e-RUPS yang disediakan oleh Penyedia e-RUPS atau sistem yang disediakan oleh Perusahaan Terbuka dapat menggantikan kehadiran pemegang saham secara fisik dan dihitung sebagai pemenuhan kuorum kehadiran.

---

Berikut ini adalah tata cara pelaksanaan e-RUPS:

1. RUPS dilaksanakan secara berurutan dengan efisien, yang harus memuat kegiatan paling sedikit:

   1. Pembukaan;

   2. penetapan kuorum kehadiran;

   3. pembahasan pertanyaan atau pendapat yang diajukan oleh pemegang saham atau kuasa pemegang saham yang diajukan secara elektronik pada setiap mata acara;

   4. penetapan keputusan setiap mata acara berdasarkan kuorum pengambilan keputusan; dan

   5. penutupan.

2. Dalam kondisi tertentu, Perusahaan Terbuka dapat tidak melaksanakan RUPS secara fisik atau melakukan pembatasan kehadiran pemegang saham secara fisik baik sebagian maupun seluruhnya dalam pelaksanaan RUPS secara elektronik. Kondisi tertentu ditetapkan oleh Pemerintah atau dengan persetujuan Otoritas Jasa Keuangan.

3. Dalam hal Perusahaan Terbuka tidak menyelenggarakan RUPS fisik, maka tempat penyelenggaraan RUPS merupakan tempat kedudukan Penyedia e-RUPS atau tempat kedudukan Perusahaan Terbuka dalam hal Perusahaan Terbuka melaksanakan RUPS secara elektronik dengan menggunakan sistem yang disediakan oleh Perusahaan Terbuka.

4. e-RUPS atau sistem yang disediakan oleh Perusahaan Terbuka wajib memiliki fitur:

   1. untuk menampilkan tata tertib, bahan RUPS, dan mata acara RUPS yang diperlukan bagi pemegang saham untuk mengambil keputusan pada setiap mata acara RUPS;

   2. yang memungkinkan semua peserta RUPS berpartisipasi dan berinteraksi dalam RUPS;

   3. untuk penghitungan kuorum kehadiran RUPS;

   4. untuk pemungutan dan penghitungan suara, termasuk jika terdapat lebih dari 1 (satu) klasifikasi

   5. saham;

   6. untuk merekam seluruh interaksi dalam RUPS, baik dalam bentuk audio, visual, audio visual, maupun rekaman elektronik non audio visual; dan

   7. pemberian kuasa secara elektronik.

5. Bentuk partisipasi dan interaksi sebagaimana dapat dilakukan melalui sarana audio, visual, audio visual, atau selain audio dan visual.

6. e-RUPS dapat dilengkapi dengan fitur audio visual interaktif. Pemberian suara dalam RUPS secara elektronik dapat dilakukan setelah pemanggilan RUPS sampai dengan pembukaan masing-masing mata acara yang memerlukan pemungutan suara dalam RUPS.

7. Penyedia e-RUPS wajib merahasiakan suara yang telah diberikan sampai pada saat penghitungan suara dilakukan.

8. Pemegang saham yang telah memberikan suara secara elektronik sebelum RUPS dilaksanakan dianggap sah menghadiri RUPS.

9. Pemegang saham yang telah memberikan suaranya secara elektronik dapat mengubah atau mencabut pilihan suaranya paling lambat sebelum pimpinan RUPS memulai pemungutan suara untuk pengambilan keputusan pada masing-masing mata acara RUPS dimaksud.

10. Jika suara yang diberikan sebelum pelaksanaan RUPS tidak diubah atau dicabut, suara tersebut bersifat mengikat pada saat pimpinan RUPS menutup pemungutan suara untuk pengambilan keputusan pada masing-masing mata acara RUPS.

11. Pemegang saham dengan hak suara sah yang telah hadir secara elektronik namun tidak menggunakan hak suaranya atau abstain, dianggap sah menghadiri RUPS dan memberikan suara yang sama dengan suara mayoritas pemegang saham yang memberikan suara dengan menambahkan suara dimaksud pada suara mayoritas pemegang saham.

---

Berikut ini adalah tata cara pelaksanaan pasca e-RUPS:

1. Risalah RUPS secara elektronik wajib dibuat dalam bentuk akta notariil oleh notaris yang terdaftar di Otoritas Jasa Keuangan tanpa memerlukan tanda tangan dari para peserta RUPS.

2. Penyedia e-RUPS wajib menyerahkan kepada notaris salinan cetakan yang memuat paling sedikit:

   1. daftar pemegang saham yang hadir secara elektronik;

   2. daftar pemegang saham yang memberikan kuasa secara elektronik;

   3. rekapitulasi kuorum kehadiran dan kuorum keputusan; dan

   4. transkrip rekaman seluruh interaksi dalam RUPS secara elektronik untuk dilekatkan pada minuta risalah RUPS.

3. Penyerahan salinan cetakan tidak membebaskan tanggung jawab Penyedia e-RUPS untuk menyimpan semua data pelaksanaan RUPS secara elektronik.

6. Seperti apakah kewajiban Penyedia e-RUPS?

1. Penyedia e-RUPS wajib menetapkan ketentuan mengenai prosedur dan tata cara penggunaan e-RUPS. Ketentuan tersebut baru berlaku setelah calon Penyedia e-RUPS memperoleh persetujuan OJK. Ketentuan tersebut harus mencakup:

   1. persyaratan dan tata cara pendaftaran dan/atau pemberian hak akses kepada Pengguna e-RUPS, termasuk pembatalan pendaftaran Pengguna e-RUPS;

   2. biaya pendaftaran dan/atau penggunaan e-RUPS;

   3. tata cara penggunaan e-RUPS;

   4. hak dan kewajiban Pengguna e-RUPS;

   5. batasan akses penggunaan e-RUPS;

   6. kerahasiaan, keutuhan, dan ketersediaan informasi pelaksanaan RUPS yang terdapat pada e-RUPS;

   7. mekanisme pelaporan dan pengumpulan data dalam rangka pemenuhan kewajiban pelaporan Perusahaan Terbuka;

   8. perlindungan data pribadi sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan; dan

   9. penghentian sementara waktu pemberian layanan kepada Pengguna e-RUPS.

2. Penyedia e-RUPS menyediakan hak akses kepada Pengguna e-RUPS untuk dapat mengakses e-RUPS;

3. Penyedia e-RUPS memiliki dan menetapkan prosedur operasional standar pelaksanaan RUPS secara elektronik melalui e-RUPS;

4. Penyedia e-RUPS memastikan terlaksananya RUPS secara elektronik;

5. Penyedia e-RUPS memastikan keamanan dan keandalan e-RUPS;

6. Penyedia e-RUPS menginformasikan kepada Pengguna e-RUPS dalam hal terdapat perubahan atau pengembangan sistem termasuk penambahan layanan dan fitur e-RUPS;

7. Penyedia e-RUPS menyediakan rekam jejak audit terhadap seluruh kegiatan pemrosesan data di e-RUPS untuk keperluan pengawasan, penegakan hukum, penyelesaian sengketa, verifikasi, dan pengujian;

8. Penyedia e-RUPS memiliki dan menempatkan fasilitas pengganti pusat data dan pusat pemulihan bencana terkait penyelenggaraan e-RUPS di wilayah Indonesia pada tempat yang aman dan terpisah dari pusat data utama;

9. Penyedia e-RUPS memenuhi standar minimum sistem teknologi informasi, pengamanan teknologi informasi, gangguan dan kegagalan sistem, serta alih kelola sistem teknologi informasi;

10. Penyedia e-RUPS menyimpan semua data pelaksanaan RUPS secara elektronik; dan

11. Penyedia e-RUPS bertanggung jawab atas kerugian yang ditimbulkan karena kesalahan atau kelalaiannya dalam penyediaan dan pengelolaan e-RUPS.

7. Apakah kualifikasi Penyedia e-RUPS pada kategori yang disetujui oleh OJK berdasarkan POJK?

1. Penyedia e-RUPS yang merupakan pihak lain sebagaimana disetujui oleh OJK harus merupakan badan hukum Indonesia dan berkedudukan di wilayah NKRI.

2. Penyedia e-RUPS harus terdaftar sebagai penyelenggara sistem elektronik (“PSE”) dari instansi yang berwenang sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan. Hal ini berarti bahwa Penyedia e-RUPS harus bersertifikasi ISO 27001:2013 untuk dapat terdaftar sebagai PSE sesuai dengan sektornya.

3. Penyedia e-RUPS harus terhubung dengan Lembaga Penyimpanan dan Penyelesaian (“LPP”) serta biro administrasi efek (“BAE”) untuk memastikan pemegang saham yang berhak hadir dalam RUPS.

8. Adakah penerapan sanksi terhadap pelanggaran terhadap ketentuan yang berlaku?

1. OJK menerapkan sanksi administratif untuk pelanggaran terhadap:

   1. Perusahaan terbuka yang tidak mengikuti ketentuan POJK mengenai RUPS PT Terbuka

   2. Perusahaan terbuka yang tidak mengikuti ketentuan e-RUPS yang ditetapkan oleh Penyedia e-RUPS

   3. Penyedia e-RUPS yang tidak terhubung dengan LPP dan BAE

   4. Penyedia e-RUPS yang tidak berbentuk badan hukum Indonesia dan tidak berkedudukan di Indonesia

   5. Penyedia e-RUPS yang tidak memenuhi kewajibannya

   6. Perusahaan terbuka yang tidak memuat informasi mengenai rencana pelaksanaan RUPS secara elektronik kepada OJK, pengumuman RUPS, dan pemanggilan RUPS serta tidak menyelenggarakan RUPS secara fisik untuk pihak yang diharuskan oleh POJK

   7. Perusahaan terbuka yang sistem e-RUPSnya tidak memiliki fitur minimal yang ditentukan POJK

   8. Penyedia e-RUPS yang tidak merahasiakan suara yang telah diberikan

   9. Risalah RUPS secara elektronik yang tidak dibuat dalam akta notariil yang terdaftar di OJK

   10. Risalah RUPS yang tidak memuat hal minimum yang diatur POJK

   11. Perusahaan terbuka yang tidak menyerahkan salinan cetakan kepada notaris

2. Sanksi berupa:

   1. peringatan tertulis;

   2. denda yaitu kewajiban untuk membayar sejumlah

   3. uang tertentu;

   4. pembatasan kegiatan usaha;

   5. pembekuan kegiatan usaha;

   6. pencabutan izin usaha;

   7. pembatalan persetujuan; dan/atau

   8. pembatalan pendaftaran.

3. Sanksi dapat juga dikenakan ke pihak lain yang menyebabkan terjadinya pelanggaran.

4. OJK dapat juga mengenakan tindakan tertentu terhadap pelanggaran.

5. OJK dapat mengumumkan pengenaan sanksi administratif kepada masyarakat.

Penulis: Michelle Abiah

#e-RUPS